“十三五”规划纲要实施以来,XX区档案局在区委、区政府的正确领导和市档案局(馆)的精心指导下,紧紧围绕大局、解放思想、开拓创新、扎实工作的发展理念,实施“以人为本、服务为先、安全第一”战略,以“三个体系”建设为目标,凝心聚力,攻坚克难,扎实完成了各项工作任务,有效提升了全区档案工作的整体水平,进一步服务了经济建设和社会文化大发展、大繁荣。现将“十三五”期间的工作情况汇报如下:
一、主要任务完成情况
(一)档案法治建设方面
1.完善档案法规标准体系建设情况:
我区认真贯彻落实省、市“关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见”,及时认真向区领导做好专题汇报,并以两办名义转发《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》文件,体现了区委、区政府对档案工作高度重视和关心,对加强和改进全区档案工作有着重要指导意义。同时,我局派业务人员到部门和镇街听取和了解对《实施意见》在工作操作中的建议。
2.加强档案行政执法,梳理权力清单、责任清单情况:
1.我区开展了档案执法检查。为深入推行“双随机一公开监管模式”,制定了《XX区档案局推广随机抽查工作实施方案》和工作规则,并结合区局权力清单、责任清单,梳理了区局随机抽查事项。积极依法行政,强化档案行政职能,采取“双随机一公开”的形式,随机抽取执法检查对象。组成档案行政执法监督检查组,对被列为检查对象的单位进行了实地检查。检查的重点:一是组织机构建设;二是库室建设;三是业务建设;四是档案信息化建设等。对检查发现的问题当场进行反馈并要求相关单位及时进行整改。各单位整改完成后,通过“双随机一公开”平台通报检查结果。据统计,2016-2019年期间,我区利用“双随机一公开”平台等方式共检查8个立档单位,发现问题0个,均已达合格。
2.完成梳理权力清单和责任清单编制工作。2016-2019年期间,为贯彻落实简政放权工作精神,区局拟定《XX区档案局行政权力责任清单》,要求局属股室以简政放权、权责一致、便民高效、公开透明为原则,对没有法律、法规和规章依据的职权一律要求取消;对行业组织和社会组织能够自行制定行业规范的一律进行职权转移;对每项行政职权均明确办理程序、所需材料等细节;经梳理,区局行政权力事项减少至4项。我区已完成档案利用区档案馆未开放档案的管理、档案执法监督检查、区重大建设项目档案验收等行政权力共3项和行政许可类责任清单、行政处罚类责任清单、行政强制类责任清单、行政奖励类责任清单、其他审批权类责任清单、行政监督检查类责任清单共13项编制完成并按要求已上报。
3.积极推进“放管服”改革工作,严格按照区本级关于“放管服”改革全面优化政务服务执行。我区还全面推行江西省“互联网+监管”系统建设,按要求落实事项领取及检查实施清单制度。
3.档案违法违纪案件查处情况:
我区“十三五”期间无档案违法违纪案件。
4、“七五”普法情况
以“6.9国际档案日”“宪法宣传日”为契机,先后举办了以“档案与民生”、“档案——我们共同的记忆”、“档案见证改革开放”、“档案——新中国的记忆”等为主题的宣传活动,活动采取板报展览、悬挂宣传标语、发放宣传资料等形式进行宣传,并组织干职工对前来咨询档案问题的群众耐心解答,同时充分利用网络信息平台进行宣传。历年来开展的普法宣传活动,不仅利于宣传《档案法》《档案管理办法》等档案法律法规,更宣传了XX档案文化,普及档案知识,进一步增强群众档案意识,拉近群众和档案的距离。“十三五”期间共展发放宣传册页1万余份,接待来访群众500余人次。
(二)档案资源建设方面
1、档案接收情况,重点说明民生档案、重大活动接收情况:
2016年接收区民政局婚姻档案163卷;2017年接收区民政局婚姻档案20卷、区纪委案件档案160卷;2018年接收区民政局、高坑镇婚姻档案27948卷、区委组织部死亡干部档案7卷;2019年接收区民宗局机构改革移交档案454件、五陂海绵小镇部分基础设施(EPC)项目基建档案61卷(其中图纸384张);区委组织部死亡干部档案5卷,纸质档案、电子档案同步接收进馆。
收集全区各部门、单位2016年至2019年重大活动照片档案2000余张和录音、录像档案5盘。具体如下:接收了全市重点建设项目观摩、XX区政府与江西银行股份有限公司XX分行政银战略合作签约仪式、XX区政府与三一集团有限公司PC工厂及装配式建筑项目签约仪式、区政府与济南晶博电子有限公司半导体芯片及集成电路封装项目签约仪式,南正街拆迁、XX区开展“江山多娇”大型融媒体直播活动、2019年抗洪、领导调研、走访、扶贫、创建、“年年有变化、三年大变样”观摩等重大活动。
2、电子档案和档案数字化成果移交情况:
我馆馆藏建国后档案全宗67个,内容丰富,种类繁多,我局坚持实用原则,优先选择重要全宗、民生档案等利用率高的档案进行数字化,第一期将馆藏15个全宗包括区委办、区政府办永久、长期保管的文书档案及婚姻、土地、基建等民生档案进行了数字化、数字化档案共166353卷、334157件,数字化成果图像数据共54.741万幅、目录数据19.981万条,其中案卷级目录16.6353万条,文件级目录3.3457万条,图像数据分别以彩色JPEG、双层PDF两种格式储存,并将19.981万条目录和54.741万画幅以PDF图像数据上传省档案区域平台,推进全省档案信息资源共享。已于2019年2月28日通过了省、市档案局对我馆纸质档案数字化项目验收工作。
3、档案征集情况
做好了重点项目、重大活动、名企档案、地方特色等XX特色、珍贵档案的收集、征集工作,征集编研了2016-2018年XX区脱贫攻坚工作文件汇编,XX花果、南正街拆迁、XX路矿旅游景区创建国家5A级旅游景区、“年年有变化三年大变样五年新跨越”、世界·萍商大会XX分会场等档案资料,不断丰富馆藏。
(三)档案利用服务方面
1.档案开放方面:
2016-2019年共计开放了区委、区政府2个全宗的到期档案。
2、本地区国家重点档案开发利用情况:
我区无国家重点档案。
3.档案公共服务能力情况:
(1)创新服务方式情况:
XX区档案局(馆)2019年已全面完成馆藏档案数字化工作,该工作于2017年7月启动,完成建国后民生档案和建国后部分文书档案共计166353卷、33457件,数字化成果图像数据共54.741万幅,目录数据19.981万条,其中案卷级目录16.6353万条,文件级目录3.3457万条,图像数据分别以彩色JPEG、双层PDF两种格式储存,并数据经检测合格,上传省区域平台,是XX市县区率先完成档案数字化的单位之一。同时,根据业务建设评价工作要求,聘请专人对馆藏档案开展信息化条目录入工作。目前已完成馆藏区委办、区政府办、城关区革命委员会、区委组织部、区委宣传部、城关区整党办公室、XX区机关党委办公室、区委统战部、XX区委台湾工作办公室、城关区打击经济犯罪办公室、区委政法委、区信访局、区纪委办公室、共青团XX区委、区妇女联合会、区档案局的案卷级和文件级条目录入,同时,对区委办、区政府办、区档案局的涉密档案全部进行了目录编制。通过这些工作的开展,大大地缩短了档案工作人员的检索时间,切实为社会各界提供了更加方便快捷的查档服务。
(2)档案利用数量及利用统计及分析情况:
2016年接待查档人员有2327人次,调阅档案2530卷(件)。2017年共接待查档人员2752人次,提供档案2805卷(件、册)。2018年共接待查档人员2530人次,提供档案4205卷(件、册),2019年共接待查档人员有2100人次,调阅档案2586卷(件)。档案利用主要用于四个方面:一是编史修志、二是工作查考、三是宣传教育、四是民生利用。
(四)档案信息化建设方面
1.馆藏永久档案数字化比例情况:
截止目前,我馆馆藏建国后档案全宗67个,其中永久文书档案6426卷10671件,永久专业档案163778卷,第一期将馆藏15个全宗永久和区委办、区政府办长期保管期限的文书档案及婚姻档案、土地、基建等民生档案进行了数字化,数字化档案共166353卷、33457件,数字化成果图像数据共54.741万幅、目录数据19.981万条,其中案卷级目录16.6353万条,文件级目录3.3457万条,永久档案数字化比例达到96.9%。
2.电子档案管理情况:
一是在馆藏纸质档案数字化已验收的基础上,在实际中工作发现录入有误的及时修改,切实加强电子档案数据的准确性。
二是加强档案网络安全基础设施建设,对储存档案电子数据的专用计算机等设备实行物理隔离,及时做好档案信息化的备份工作,并对涉密计算机、移动存储介质进行全面清查,确保档案数据的安全。
三是对馆藏档案数据备份进行自检自查,采取异地异质、在线离线等多种备份形式,确保备份数据安全可靠。将数字化副本及其元数据备份3套,一套本单位封存保管,一套移交市档案馆异地封存保管,一套提供利用。备份的数据指定专人负责保管,保管地点有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗等设施。
3.加快推进档案信息资源共享方面的举措和成效:
完成了全省民生档案“一站式”跨馆查档服务平台建设。通过该平台实现让民生档案“一站式”服务,可在全省综合档案馆民生档案利用联网通办、跨馆出证,实现了查档可以立等可取的效率,为社会各界提供了更加方便快捷的服务,并设置了民生档案“一站式”查档服务接待岗、查档岗、审核岗、调档岗位责任人,完善制定了各岗位职责等制度。
(五)档案安全方面
1.综合档案馆新馆建设情况:
暂未建新馆,希望争取区委、区政府的重视和支持,启动档案馆新馆项目的规划建设。
2.档案实体安全:
(1)领导高度重视档案安全工作:
为完善档案安全制度建设,XX区档案局(馆)成立了突发事件应急处置工作领导小组,配备足够的专兼职管理人员,并按照权责一致的原则,建立健全以档案局(馆)局(馆)长为第一责任人的档案安全管控体系,形成档案安全责任共同体。建立健全档案收集、保管、统计、利用、鉴定、销毁和应急预案等各项档案安全制度,制定了突发事件应急方案,把档案馆(室)列入重点保护范围,确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置,把损失降到最低限度。有针对性地完善档案安全规章制度,加强执行落实情况监督检查,着力提高档案安全工作的规范化、制度化水平。建立健全各项规章制度,经常开展档案安全保密自查,及时发现和排除隐患,堵塞漏洞,严防档案损毁和失泄密事件发生。
(2)应对自然灾害和突发事件的应急预案情况:
一是制定相关预案。补充完善了档案工作的各项制度,形成了制度机制。制定完善了《XX区档案局(馆)突发事件应急方案》、《档案库房管理制度》、《档案馆档案整理制度》、《档案查阅利用制度》、《档案信息安全管理制度》、《档案信息发布审核制度》、《档案信息发布保密审查制度》、《突发事件汇报制度》、《数字化加工实体档案安全与管理制度》等安全工作法规性文件;二是进行消防演练。于2019年6月5日和区机关事务局联合组织了一次消防安全知识讲座暨应急演练活动,XX区消防救援大队的聂震参谋全程参与指导消防安全应急演练活动,通过演练使相关工作人员能熟悉使用消防器材、应急处置流程和疏散逃生路径,熟练掌握报警、救火、逃生等基本技能,确保遇突发事件时能够妥善应对,确保档案馆库房的安全。
(3)档案库房设施设备情况:
馆内现有3个文书档案库房、2个图书资料库房、库房装具符合国家要求,有橱柜式密集架30列520立方米,五节柜25组,铁皮柜80组、除湿机2台,消毒柜1台、防磁柜1台,温控空调11台,同时还配备了除尘消毒等设备设施,为满足档案管理需要,在办公区和库房都安装了监控系统馆库周围配备5个手提式干粉灭火器,各项安全措施到位。
3.档案信息安全:
区档案馆根据有关规定,结合自身情况建立了保密制度、信息审批发布制度、信息公开和互联网上网安全管理制度、档案保密制度、计算机及网络保密规定、涉密计算机维修、更换、报废保密管理规定、网络与信息安全应急预案和数字档案馆应急预案。区档案馆开展馆藏档案数字化期间,抓好了档案信息安全工作。一是区档案馆与数字化公司签订了安全保密协议,数字化公司与所聘用的工作人员都签订了保密协议。二是区档案馆在阅档室、库房、公共场所等安装了监控设备外,数字化加工现场单独安装了一套监控设备并24小时存储监控录像,每天我馆人员对工作现场进行监管,及时解决工作中出现的问题,消除安全隐患。三是设置了工作人员物品集中存放点,严禁工作人员将手机、笔记本电脑、相机、U盘等数字化设备和手包随身物品带入工作现场。四是对数字化加工场所所用计算机的输出接口都采用了物理和软件的方式进行屏蔽处理,防止数据外拷,计算机局域网与互联网隔离,加工数据由系统管理人员专人负责管理,其他人员未经授权无权访问,确保馆藏档案数字化工作安全。加强对涉密人员的保密教育培训,对涉密信息全部予以控制标识,涉密档案严禁在网上提供查询。
(六)档案队伍建设方面
1.本地区档案干部队伍培训情况:为使档案人员尽快熟悉档案业务工作,每年集中举办一期全区立档单位档案人员业务培训班。后又安排跟班学习。2016-2019年期间参加档案培训人员达480人次,提高了档案人员的业务素质。
深入基层开展服务,分类培训,提升档案队伍工作能力。为进一步加强和规范档案管理水平,切实推进档案管理规范化建设为主要内容,2019年组织11个镇街委从事档案工作的同志到XX镇档案室进行业务培训,并针对档案人员是新手,业务不熟的单位,进行了现场操作示范、讨论交流等,使他们了解、熟悉档案业务,从而更好的做好档案整理工作。同时,对区委各单位、区直各部门的同志,采取一对一的指点,使之能动手操作,切实让档案员明确并掌握文件材料收集、文书档案整理归档、档案的日常管理等最基本的档案业务管理知识能力。
2、继续教育培训情况:局内人员积极参加国家、省、市举办的档案业务培训班。
3、档案行政执法员教育培训情况:我局组织全区档案人员积极参加市局档案法律知识竞赛。2016-2019年期间,局内2名在职在岗人员通过执法资格考试都已取得档案管理行政执法证。
二、工作亮点
十三五期间档案工作取得的新成绩:
1、强力推进“馆藏翻番”工程。以档案应收尽收为前提,通过“三个延伸”不断扩大档案征集范围(从向单位征集延伸到个人,从定时征集延伸到不定期、从固定档案延伸到特色档案),同时也实现“普收”到“精藏”的转变。“十三五”期间,馆藏全宗由2016年的62个全宗增加到67个,馆藏档案案卷从16965卷增加到177558卷,归档文件从23829件增加到30082件,新增图书资料1000余册,实现了综合档案馆馆藏总量比2016年翻番的目标。
2、数字化建设成效明显。我局档案数字化项目2017年7月启动,2019年2月通过验收,共计完成数字化档案166353卷、33457件,数字化成果图像数据共54.74万幅,目录数据19.98万条,其中案卷级目录16.6353万条,文件级目录3.3457万条,图像数据分别以彩色JPEG、双层PDF两种格式储存,并数据经检测合格,上传省区域平台,是XX市县区率先完成档案数字化的单位之一。
3、2018年2月我局(馆)全面接收了XX区11个镇街、管委会婚姻档案进馆,实行集中、统一管理,并有三位专职档案管理员负责档案的归档、立卷、保管、查阅,确保馆藏档案有人管、有人抓、有人干,提高了档案管理工作的水平。
三、存在的主要问题
1.专业技术人员缺乏问题
我局(馆)馆藏档案数字化工作已完成,完成后日常管理缺乏专业技术人员。建议:公开招聘一名信息化专业技术人员,加强数字档案化管理。
2.档案行政执法问题
机构改革后,XX区档案馆作为区委直属正科级事业单位,并入区委办管理,区档案局撤消,区委办和区档案馆都没有档案行政执法主体资格,希望上级主管单位予以明确执法主体单位。
3、建新馆问题
按照国家、省、市档案局要求,档案馆建设应当满足档案馆作为安全保管党和国家重要档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息公开信息查阅中心、电子文件备份中心的设置要求,同时满足社会公共文化服务的要求。而到目前为止,XX区档案局(馆)实际使用面积(含库房)仅278.5平方米,已不能适应当前档案工作进一步发展的需要。为了进一步改善全区档案工作发展的基础条件,确保档案安全管理和高效利用,优化档案资源结构,提升档案服务能力,推动新进时代XX区档案事业可持继发展,希望争取区委、区政府的重视和支持,启动档案馆新馆项目的规划建设。
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