如何规范幼儿园档案资料管理工作
内容摘要：
档案管理在幼儿园管理中所占的地位越来越重要，档案资料的规范整理和有效利用为幼儿园行政管理、保教科研、后勤保健、安全卫生等工作完善和改革起着积极的促进作用。随着教育改革的飞速发展，教育机构都在为教育质量的突飞猛进而弥旧励新，在新时期，占重要地位的档案管理工作也在历经改革.对档案进行有效开发，创新利用，从规范管理发展到超规范利用，让档案管理的价值突显新的篇章。
关键词：档案管理创新利用
如何规范幼儿园档案资料管理工作
南村镇员岗幼儿园何瑞霞
一、基本情况分析
在201*年4月份，南村镇教育指导中心对核区内二十多幼儿园进行了一系列的工作检查，主要有幼儿园整体大环境、教育教学、幼儿园所开展过的活动的档案资料记录以及幼儿园领导对过去一个学期的工作汇报。在六天的工作检查中，本人是负责档案资料检查的方块，在几项工作检中，档案资料管理工作是许多幼儿园工作开展中最薄弱的一个环节，有的幼儿园两年的工作中档案资料都基本失存，只有一些幼儿园现读幼儿的花名册，有的幼儿园不重视幼儿园工作收集，到评估时候，安排几个老师抄一点点应付，还有的幼儿园把其他幼儿园档案资料借来检查，蓝竽充数现象。下面把这次评估存在的问题分析:
二、幼儿园档案管理存在的问题
第一、领导的不重视。提起幼儿园，人们首先想到的是活泼可爱的儿童和播洒爱心与知识的教师，把档案工作相提并论，有人说是画蛇添足。他们认为抓档案工作抓不出效益，只有抓教学才能收到掷地有声的实效，其实不然，幼儿园档案是幼儿园从事教学、教研、幼儿园管理以及其它各项活动直接形成的对幼儿园和社会有保存价值的历史记录和经验总结，幼儿园档案工作的好坏在一定程度上反映出这个幼儿园管理水平的高低，也直接影响着幼儿园各项工作的开展。而很多办园者、园长只是针对幼儿园办园的经济效益，而忽略了幼儿园档案资料的管理，认为花太多人力物在资料上，体现不到直接的经济效益。为档案资料整理花太大的人力物力，无什么意义。
第二、档案残缺不全。幼儿园档案应该为幼儿园的发展留下运行轨迹，全面客观地记录下幼儿园方方面面的工作，而有的幼儿园并非如此，重大活动没有记载，重要变迁查不到依据，日常工作不注意资料的收集，甚至大型的活动也没有完整的档案资料，就连最基本的幼儿学籍档案也查无实据，至于教师的个体档案更有相当部分幼儿园仍未完善，缺这少那，缺乏完整性。即使拿出来应付检查的资料是一些近期内补做的，或者是以前剩下的把日期涂一下，充当现时的资料，还有的本来是201*年4月的资料，已经201*年9月的的资料已经做出来了。
第三、档案管理混乱,缺乏系统性。档案资料的管理是一门科学，应该有严格的管理要求，科学整理，而有的幼儿园把档案资料的形成视为材料的堆积，内容不全，类别不分，时限不看，一概装订，看起来装订了一本又一本，琳琅满目，其实根本不符合档案整理的规范要求，没有头绪，查找困难。
第四、档案资料空洞。有的幼儿园部分档案资料只有条条框框，一句话反映一个重大变迁，一张纸反映一个重大活动等，缺少反映具体工作过程的说明材料，没有全貌，难以给人真实之感。还有及少数的幼儿园，对重要的环境评比，随意一张纸写写，显得极不严肃。所以说档案资料言之无物，只有形式、没有内容，空洞乏力，缺乏说服力。
档案管理是幼儿园科学管理的重要组成部分，一个幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展，并在一定程度上反映了一所幼儿园管理水平的高低。为使我镇幼儿园档案工作规范化、科学化和标准化，以便更好的为幼儿园管理及教育教学服务，现对幼儿园档案管理工作谈下自己的一些体法：
三、充分认识档案管理工作的重要意义
幼儿园档案是指幼儿园在教学、科研、党政管理及其它各项活动中形成的对幼儿园和社会具有保存和利用价值的各种文字图表、声像等不同形式的历史记录。一所幼儿园必须要有深厚的文化底蕴，文化的积淀除了反映在园风、园貌、园规、园纪等隐性的文化氛围上，更反映在丰富、完善、准确、详实的档案资料上。
作为幼儿园要树立档案是资产的观念，增强档案意识，本着“建好档案、管好档案、用好档案”的宗旨，使幼儿园档案工作走上科学规范的发展之路。
第一、开发利用好幼儿园档案,有利于提高教学质量和教改水平。教学质量是幼儿园的生命，幼儿园也毫不例外，随着教育改革步子的加大和教学研究工作的深入，档案工作在其中的重要作用不容忽视，如幼儿园教师的课题材料、教学笔记、教案等，这些材料实行统一管理，逐步实现制度化、标准化、规范化，以便更好地为教学服务，使档案工作密切配合幼儿工作，服务于幼儿园。同时，利用教学档案总结教学经验，结合科学方法和知识，努力钻研业务，不断提高教学水平和教学质量。
第二、开发利用幼儿园档案,是教育评估上档次的重要基础工作。
教育评估是根据一定的教育目标对教学、教育活动成绩做出的评价和估量，教育评估工作必须以大量的原始档案资料为基础，从档案资料可以看出一所幼儿园的办学水平。由此可见，档案资料越完整、齐全，评估的效益和质量就越高，评估工作离不开档案。
第三、开发利用幼儿园档案,是拓宽幼儿园工作思路的重要依据和提高知名度的有效办法。
利用教师业务档案中记载的学历、考核成绩、业务水平的评价及其获奖情况等内容，为教师职务晋升、职称评定提供可靠依据。利用幼儿园现有的照片档案，如幼儿园开展的体育趣味运动会、文艺汇演、画画比赛、教研等活动中的照片，展示在宣传厨窗里，向家长、社会宣传，以提高幼儿园知名度。同时，幼儿园查阅档案，获取大量信息，如教育教学中的规范化管理及好经验、好方法，使档案信息资源推广到社会中去。近几年来，幼儿园随着教育质量的提高和幼儿园级别的评定工作的进行，大大提高了档案的利用率，更好地为幼儿园及社会服务。
四、加强对幼儿园档案管理的对策
档案工作是一项科学的工作，具有一套严密的操作程序和具体的操作要求。一方面要完善档案管理的各项配备，要设立专用档案橱，探索现代化的网络档案管理；要安排具有档案专业知识并熟悉保教业务的兼职档案管理员，规模较小的幼儿园可以由园长兼任。另一方面要根据实际制订具体的档案管理制度，如档案室安全制度、档案管理制度、查阅（借阅）制度、入档文件要求、材料收集制度、档案学习制度等，建立健全档案管理体系，为做好档案工作提供强有力的保障。
第一、强化档案管理意识。档案资料是工作的见证，是幼儿园的一项基础管理工作，不能可有可无。因此，幼儿园应把档案管理作为管理的一项重要工作，提出明确要求，强化管理的措施，定期不定期地进行检查。领导要视档案工作，把档案工作视为幼儿园的工作范畴，幼儿园的全体师生要密切配合，主动参与，为所做的工作留下痕迹，及时、准确提供原始资料。档案管理人员本身更要强化责任意识，以高度的事业心和责任感，耐心细致、准确及时地做好收集、整理、归档工作。
第二、配备高素质的档案管理人员,提高档案管理水平。档案管理工作复杂而细致，专业性相对较强，幼儿园必须挑选责任心强，善于动脑、勤于动手，还要有相应的专业知识的人员管理档案，同时，更需要档案管理人员要具备过硬的、扎实的专业知识，广采博览其他学科，能力强，掌握现代化管理工具，熟练掌握电脑操作，使幼儿园的档案工作更加科学化、规范化、标准化，使其能以最快捷的方式，最佳的质量，更好地为幼儿园的教育教学及各项工作服务。提高档案管理的能幼儿园的领导还要关心、理解、支持档案人员的工作，完善考核机制，加强督促检查，保持同档案业务部门联系，加强对档案管理员的业务指导，参与业务培训，适时组织检查，保证档案的质量，以利于档案管理层次的不断提高。
第三、健全制度,完善体系,为幼儿园不断向前发展提供强有力保障。建立和完善档案工作制度，是做好档案工作必不可少的保障。档案工作，事无巨细，针对目前的现状，制定一套符合教育系统特点的，规范合理的，相对科学且行之有效的规章制度，同时，建立健全幼儿园完整的档案网络管理体系，立足平时，加强对档案工作的管理。档案管理工作人员依照工作职责对其量化考核，长此以往，幼儿园的档案工作就逐步走向正轨，为幼儿园的科学管理，争创一流打下坚实的基础。
五、认真做好科学分类归档工作
分类整理归档是幼儿园档案管理中最重要的环节，也是实现幼儿园档案工作规范化、科学化的关键。随着社会的发展，档案工作也在不断改革创新，园领导和档案管理者要加强学习，了解《档案法》、《归档文件整理规则》和《广东省幼儿园档案管理暂行办法》（见附件）等有关法律法规，进行科学分类归档。幼儿园的档案包括文书档案（文书档案中必须建立教师专业成长档案和幼儿发展评估档案）、声像档案、实物档案等多种，各类档案都应逐件登记、编制目录、分类保存。在立卷归档中，我们注意以下几点：
（1）案卷的外观美注重案卷的外观美，要求立卷人员要有对档案工作高度负责的态度和认真细致的工作作风。具体来说，应注意两点。
其一是案卷的装订。卷皮的厚度与文件材料的厚度应相适应；案卷装订时，上下压舌应对正，如果对不正，订起来的案卷不论怎么放，案卷脊背总是歪的。
其二是案卷封面和脊背上的项目的书写。一般来说，字要写得认真、清楚、正规、匀称，使人一目了然。如果在此基础上再注意一下布局和字的大小搭配会使案卷更美观。以我园办公室的“到岗登记案卷”为例，园名（昌平县委机关幼儿园）内部机构名称（办公室）案卷标题（领导班子到岗位登记）的字的大小应依次用大、中、小号的字来书写，否则案卷封面会很难看。
（2）案卷材料的收集整理
收集资料要全面。幼儿园开展的各项活动（运动会、节日联欢、毕业典礼、开放日、快乐入园日、对外交流等）以及各部门所做的一些人事、劳资、财会、医务、考核、积分等日常工作，只要有保留价值的均列入存档范围，力求全面真实地反映幼儿园的历史。在整理时，注意档案的完整性。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起，杜绝或避免卷内文件材料“插花团”的现象，即违反文件材料形成的一般规律，不同内容（或作者、时间、文种）的文件材料乱穿插，造成查阅困难。
（3）案卷的装订
案卷装订的优点是安全、整齐、美观，方便管理，可避免重复劳动；不足是整理装订费时费工，使用（如需要复印查阅）时只能整卷提供而不能单份提供，不如散装方便。分析案卷装订的利弊得失，并结合多年的实践，我园摸索出以下经验：①卷内文件材料不宜过多。按文书组卷的一般要求，每卷应控制在50页～200页之间。我们从实际出发，把到岗登记、年度考勤等利用率稍低的案卷页数安排在200页以内，而计划、总结、记录等常用案卷一般每卷100页左右，这样不仅使用方便，而且可以减少卷内文件材料之间的磨损，延长档案寿命。②为复印方便，案卷装订时，装订线留得稍前些。如人事劳资文件、指标单等，需复印时，可将装订线解松，复印后将线拉紧，案卷就容易恢复原貌，保持原来的整齐美观。若装订线留得过短，案卷不能自然展开，就容易脱线，一脱线原线眼就易错位，案卷便需要重新组合，比较麻烦。
（4）增设照片档案及录像档案
随着档案工作的不断深入，照片、录像带作为特殊载体的档案，在我园已成为不可缺少的两个档案新门类。照片、录像档案特有的记录方式及其形象性和直观性的特点，有着文书档案难以替代的作用。它不仅可以真实地反映历史，更重要的是它可以再现人物的音容笑貌及各种活动的场面和细节，是进行各种教育的生动教材。
要注重档案原始资料的收集积累，实行全员参与、责任到人的方法，要求负责党政管理、教育教学、教育科研、保育保健、后勤工作等的各类人员，定时将各口资料送到档案室，并将其工作纳入年度考核，做到分工明确，人人有责。对所收集到的材料按照《各类文件材料归档时间》进行整理归档，按年度存放档案。
档案作为一种重要的信息资源，对幼儿园的前进与发展起着不可替代的作用。幼儿园是素质教育基地，幼儿教师是针对幼儿实施素质教育的典型，幼儿园的档案资源是丰富的，只要我们解放思想，转变观念，就能够开发出更多、更好的档案资源，让档案管理之花盛开在幼儿园的上空。
参考文献：
1、《学校档案管理规章制度全书》清华大学出版社201*.22、《广州市中小学、幼儿园档案管理工作规范》201*.123《广东省幼儿园评估办法》201*.9
扩展阅读：新密市幼儿园档案管理办法及资料目录
新密市幼儿园档案管理办法和资料分类目录
幼儿园档案是指幼儿园全部工作活动形成的，具有保存价值的各种文字、图片、音像、实物等不同载体的历史记录。它是幼儿园规范管理的重要内容，是实施素质教育、提高保教质量、推动各项工作的重要依据和必要条件。为了进一步规范我市幼儿园档案管理，促进幼儿园持续健康发展，结合我市幼儿园在档案管理工作中存在的实际问题，特提出如下要求，请抓好落实。
一、幼儿园档案管理办法
1．各幼儿园要按照“分类科学合理、内容详实齐全、管理精细规范、书写打印一致、存放整齐划一、便于查找使用”的总体要求，及时做好档案管理工作。
2．各幼儿园应把档案管理工作列入本园工作计划，设立专用档案柜，有条件的要建立档案室及借阅室，每名教职工应负责各自岗位职责范围内的档案收集整理工作。
3．幼儿园要配备具有一定档案知识并熟悉保教业务的兼职档案管理员，并确定一名园长分管，落实专人管理、确保档案工作的开展。
4．各幼儿园应建立健全各项档案管理规章制度，如档案室安全制度、档案管理制度、查阅（借阅）制度、入档文件要求、材料收集制度、档案学习制度等。
5．各类档案材料要及时收集整理，及时归档。
6．应归档的各种文件材料，要收集齐全完整，并进行分类立卷。案卷要求做到分类科学合理，标题简明确切，编制目录清晰，档案装具符合国家标准。
7．幼儿园在各项工作活动中形成的、具有保存、查考、利用价
值的文件材料或购置的各种教学物品均应归档。
8．各幼儿园档案管理人员，应根据幼教工作实际需要，科学分类归档，还应编制必要的检索目录本，并做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记工作。
9．幼儿园档案实行集中统一管理的原则，必须收集齐全，规范管理，确保完整和安全。任何部门和个人不得私自保存、销毁应归档的文件材料。
10．各幼儿园的档案工作，将作为评估幼儿园办园水平的重要依据之一。
二、幼儿园档案资料目录
结合我市幼儿园的实际，幼儿园的文字档案可分以下十卷内容，分别是园务管理卷、计划总结卷、办园条件卷、队伍建设卷、幼儿管理卷、教学教研卷、安全管理卷、膳食管理卷、保健卫生卷、财务管理卷。
（一）园务管理卷1．组织机构；
2．制度汇编（职责：园长职责、保教主任职责、总务主任职责、教师职责、保育员职责、保健医职责、会计职责等。制度：工作岗位制度、学习制度、会议制度、请假制度、考勤制度、奖惩制度、安全管理制度、教师培训制度、备课制度、教研制度、卫生保健制度、预防接种制度、食品留样制度、卫生消毒制度、财务制度、膳食管理制度、家园联系制度等）；
3．幼儿园章程、办园规划、园舍建设规划、师资队伍建设规划、保教保育工作规划；
4．上级来文；
5．向上级反馈的文字材料；
6．年审相关材料如申报报告、上年度工作报告等报上级审批的
资料；
7．其他资料（会议记录等）。（二）计划总结卷
幼儿园学期工作、教学教研工作、教师培训工作等各项计划和总结，周活动计划、一日活动安排等。
（三）办学条件卷
1．幼儿园房产使用证明或房屋租赁证明、房屋建筑安全证明、消防安全证明、卫生许可证明、收费许可证明、登记管理证明明、幼儿园注册证明原件及复印件等；
2．幼儿园占地面积、建筑面积、绿化面积、户外活动场地总面积及人均面积统计表；
3．幼儿园班级设置，幼儿园班级人数统计一览表，教师配备情况等；
4．幼儿园每个活动室面积及内部设施配备登记表；
5．幼儿园大型玩具、体育运动器械、器具等登记表（含自制体育用具）；
6．幼儿园各种玩具登记表及生均达标情况统计表；7．幼儿园各类教具登记表及生均达标情况统计表；8．幼儿图书登记表及生均达标情况统计表；9．其它资料。（四）队伍建设卷
1．举办者及法人的相关证明复印件（原件单独存放）；2．幼儿园工作人员的资格证明复印件（包括园长、教师、保育员、保健员、炊事员、驾驶员等工作人员的身份证、学历证、资格证和体检合格证，原件单独存放）；
3．本园教职工花名册、岗位设置、各类报表；4．教师培训、进修情况登记表；
5．教师参加教学活动的经验材料、论文、证书等复印件及登记表；
6．教师观摩教学教案、评课记录等；7．本园教工聘用合同等文件材料；
8．教职工日常工作量化考核办法及考核汇总情况表册；9．教职工出勤、学习考勤统计表；10．其它资料。（五）幼儿管理卷
1．幼儿及其父母基本情况登记表、入园情况登记表、离园幼儿登记卡；
2．特殊儿童教育记录；
3．幼儿素质测查、发展情况观察记录表；4．家长问卷调查表（全园性）；5．各班交接班记录表；6．幼儿出勤情况统计表；
7．园内幼儿在幼儿园及上级主管部门组织的活动中获奖证书及照片等资料；
8．其它资料。（六）教学教研卷
1．上级教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法等指令性、指导性文件；
2．保教工作会议记录；3．教研活动实施方案；4．教学大纲、规章制度；
5．幼儿重大活动计划、方案、预案、总结、照片等；6．各种教学、教研活动、安排、办法、成绩汇总表；7．家园联系卡，家园共建活动材料等；
8．班务计划、教学工作周安排等；
9．教学评优、公开课成绩、教育教学活动检查记录；10．其它教学教研活动档案。（七）安全管理卷
1．中心学校与幼儿园、幼儿园与教师、幼儿园与家长、幼儿园与司机签订的安全责任书；
2．车辆使用登记表（包括驾驶员基本情况、车辆基本情况、接送路线、随车人员等）；
3．园舍安全检查记录和园内大型玩具检修记录；4．来客登记表；
5．其它安全管理档案。（八）膳食管理卷
1．食品定点采购相关手续原件及复印件；2．食品留样记录；
3．从业人员登记表及健康证原件或复印件；4．消毒记录；
5．食品卫生检查记录；6．其它膳食管理档案。（九）保健卫生卷
1．幼儿入园体检表及晨、午检记录表；2．交接班记录表；
3．工作人员健康状况登记表；4．预防接种登记表；
6．常见病、传染病登记表；7．体弱儿管理记录表；8．膳食调查记录表；9．其它保健卫生档案。
（十）财务管理卷
1．各项固定资产登记台帐；2．幼儿园各项收费单据；3．幼儿园财务收支帐册；
4．幼儿园每月幼儿伙食收支公示单、支出明细表；5．其它财务管理资料。
一二年二月十四日二
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